Le “professioni d’ufficio” sono nel pieno di uno sconvolgimento che ne sta ridisegnando mansioni, responsabilità e strumenti d’azione. Sappiamo che l’impiegato amministrativo è a rischio estinzione ma tante altre mansioni impiegatizie faticano a resistere così come sono state pensate tradizionalmente.

Nuovi strumenti digitali, la transizione verso il telelavoro e la professionalizzazione del lavoratore stanno dando vita a nuove funzioni ancora poco conosciute ma che meritano un approfondimento.

In questo articolo ti presento una di queste professioni del futuro: l’Assistente Virtuale.

Lo faccio insieme a Francesca Tifi e Maela Marin che ringrazio per la disponibilità dimostrata nell’essere intervistate.

Chi è una Assistente Virtuale?

Dì la verità, davanti al termine “Assistente Virtuale” hai pensato a Siri e Cortana o qualche altro tipo di  intelligenza artificiale.

Ok, butta via tutto quello che pensi di sapere su questa professione e seguimi.
Cominciamo da una definizione.

L'Assistente Virtuale è un(a) professionista che affianca imprenditori e liberi professionisti nel loro lavoro, gestendo per loro conto e da remoto alcune attività che questi non vogliono, non possono o non sono in grado di svolgere.

Avrei dovuto scrivere “UNA professionista” perché si tratta principalmente di donne con un background professionale molto variegato ma accomunate da alcune caratteristiche:

  • Spesso provengono da esperienze professionali che per diversi motivi non le realizzavano e le facevano sentire “inespresse”
  • Vogliono o hanno necessità di svolgere in autonomia il proprio lavoro
  • Hanno spiccate doti imprenditoriali e di auto-organizzazione

Il non essere legate ad orari d’ufficio permette ad alcune di loro di ritagliarsi una propria autonomia, permettendole di essere madri e professioniste realizzate.

Maela usa il femminile “per abitudine, perché ci sono tante AV donne, ma esistono anche AV uomini” .

Secondo Francescauno dei motivi per cui si diventa Assistenti Virtuali è riconducibile alla consapevolezza di poter migliorare/organizzare meglio le attività in cui si è impiegati ma lavorare in un’azienda che non ti permette di farlo“.

Considerazione confermata anche da Maela che ha lavorato per anni come dipendente: “ero responsabile commerciale dell’ufficio estero di una piccola azienda. Quel lavoro mi ha dato tanto, ma a un certo punto la mia crescita professionale si è come fermata. Sentivo che volevo ancora crescere, ma il mio ruolo in azienda era ormai definito, non c’era possibilità di grossi cambiamenti“.

Non c’è solo la fuga dall’insoddisfazione però. Non basterebbe a fare quello che una AV fa ogni giorno: chi diventa Assistente Virtuale cerca indipendenza, vuole “uscire dal meccanismo dell’ufficio 9-18”. Diventare una professionista con tutto ciò che ne deriva, anche a livello commerciale e contrattuale (lo vedremo dopo).

Una professione, tante professionalità

In Italia il sito di riferimento per la professione è quello di Mary Tomasso (assistentivirtuali.org). Secondo l’autrice le AV “aiutano altre persone a creare attività online e danno supporto a chi già lavora online in una serie di attività operative e strategiche”, ecco alcuni esempi:

  • Gestire agenda ed appuntamenti
  • Organizzazione dei viaggi e delle trasferte di lavoro
  • Rendicontazione delle spese
  • Gestione della contabilità e attività amministrative
  • Gestione della post elettronica
  • Preparazione di presentazioni e materiale per riunioni
  • Gestione del sito web, creazione di contenuti per blog (content marketing & copywriting)
  • Gestione delle interazioni social

Questi sono solo alcuni esempi di cosa può fare una AV.
Come vedi le Assistenti Virtuali NON sono segretarie, NON sono “impiegate a distanza” o centraliniste.

Le AV sono professioniste multitasking alle quali si esternalizzano attività che non si vuole/può/riesce a svolgere internamente, affidandosi alle loro capacità strategiche ed organizzative.

Non ho neanche accennato a concetti quali “convenienza” o “risparmio”. Non è quello il motivo per cui dovresti inizialmente valutare se ingaggiare o meno una AV.

La professione non è attualmente riconosciuta in Italia attraverso associazioni unitarie o albi, cosa che invece accade negli Stati Uniti attraverso la IVAA (International Virtual Assistants Association).

Molto spesso le AV vengono formate da figure che svolgono già questo lavoro e che hanno alle spalle anni di esperienza in tal senso. Mary Tomasso è quella che più si è spesa come formatrice in tal senso.

Interessante è anche la specifica che mi ha fatto Francesca fra l’attività di pura Assistente Virtuale e quella, decisamente innovativa, del Virtual Office Manager.
Una Virtual Office Manager “organizza le problematiche dell’imprenditore, coordina le risorse come fosse un responsabile amministrativo”, non ha quindi solo competenze sulle attività che le vengono assegnate ma padroneggia anche gli strumenti che consentono il coordinamento delle risorse del cliente per cui lavora.

Navigando nei siti delle AV si possono leggere varie definizioni e descrizioni del lavoro che svolgono, anche molto diverse tra loro, segno che da una parte si tratta di una professione che deve trovare il proprio perimetro d’azione; dall’altra che stiamo parlando di un mondo variegato in cui ogni AV si focalizza su un aspetto particolare in cui è competente.

Sicuramente una AV non esegue dei task ma offre soluzioni organizzative. Questo l’ho capito parlando con loro e leggendo i loro siti web.

Assistente virtuale: analisi del modello di business

Analizziamo ora il modello di business delle Assistenti Virtuali attraverso il Business Model Canvas.

Qui sotto trovi una mia elaborazione grafica della professione di AV nei 9 blocchi canonici del canvas:

1. Target

Il target principale delle AV sono le Piccole e Medie Imprese, le  startup digitali ed i liberi professionisti.
L’80% dei loro clienti lavora già sul web. Questa caratteristica è fondamentale per poter instaurare con le AV rapporti professionali proficui.

Francesca mi ha riferito che “si tratta solitamente di clienti già predisposti a lavorare in remoto e che sono già andati oltre allo stereotipo delle AV come segretarie“, ne riconoscono il valore aggiunto.

Per Maela il target è costituito “principalmente da piccoli/medi imprenditori che hanno un’attività avviata comprendente anche dipendenti o collaboratori. Alcuni hanno bisogno di un’assistente esterna per non sovraccaricare i dipendenti, altri per un aiuto per specifici progetti”.

E’ vero che il cliente sceglie le AV. Ma è vero anche il contrario.
In ragione dei motivi alla base della scelta di mettersi in proprio le AV non lavorano con chiunque. Di certo non vogliono diventare un “dipendente in remoto”, escludendo in tal modo una serie di clienti fuori target.

Secondo Maela, ad esempio, chi ragiona così (AV = impiegato in remoto) “non è il mio target. Chi è pronto per lavorare con un collaboratore esterno non ha bisogno di essere convinto, chi invece vuole il dipendente sottocchio tutto il giorno non è pronto per lavorare con una AV e convincerlo sarebbe una battaglia persa“.

Il target, trovandosi davanti ad una professione innovativa deve essere molto spesso istruito ed abituato, “spesso i dubbi di chi mi contatta per una collaborazione sono più di tipo organizzativo. Quelli si risolvono insieme, definendo le varie mansioni e spiegando al potenziale cliente come le svolgerò attraverso un computer“,

2. Il valore proposto

Le AV tolgono dei problemi, li asportano proprio.
Liberando il cliente dall’onere e la fatica di doverci pensare.

Fanno per i loro clienti attività per le quali loro:

  • Non hanno tempo
  • Non hanno competenze
  • Non hanno voglia o piacere di fare

In aggiunta a tutto questo c’è anche un risparmio economico rispetto all’assumere un dipendente, questo è evidente, il costo-opportunità deve essere favorevole per chi decide di collaborare con una AV.

Ma la proposta di valore non è economica, perché non potrebbe essere generalizzabile, esistono AV che possono costare all’azienda molto più di un dipendente.

La value proposition di questa professione si fonda:

  • Sull’esternalizzazione di attività elencate sopra
  • Sul permettere al cliente di potersi concentrare sul proprio core business
  • Sull’opportunità concessa alle aziende clienti di preparare il terreno per attuare processi di digitalizzazione/automazione

Francesca lo ha ribadito nella nostra intervista “l’Assistente Virtuale non è l’alternativa economica a un dipendente“.

L’AV si pone al cliente con una proposta di valore unica e che la distingue enormemente rispetto ad un dipendente: “Siamo entrambi imprenditori

E’ anche una questione di empatia secondo Maela: “avere una propria attività ti rende più empatico nei confronti dell’imprenditore e ti da quella spinta in più che spesso da dipendente non si ha“.

Le AV possono poi essere motori d’accelerazione per l’introduzione di processi e strumenti digitali all’interno degli uffici delle aziende per le quali lavorano.
In primis per quanto riguarda la gestione documentale: costringendo il cliente a lavorare in remoto, di fatto preparano fertile terreno per una gestione paperless dell’intero archivio aziendale.

3. Relazioni instaurate

Le relazioni che le AV instaurano con il proprio target sono fondate sulla fiducia, la riservatezza e la misurabilità.

Caratteristiche delicatissime e sulla quale si gioca l’autorevolezza e la professionalità di una AV.

Queste professioniste possono venire spesso a contatto con dati riservati, devono anticipare le necessità del cliente e devono dimostrare di aver raggiunto dei risultati

Prima ancora di strumenti (es. timesheet per la misurazione delle ore lavorate) serve entrare in relazione empatica.
Diventare un collaboratore di fiducia.

4. Canali e comunicazione

Inutile dirlo: le AV devono comunicare sul web. Devono curare la propria reputazione e sviluppare un brand personale che le faccia distinguere.

I canali che meglio permettono di far veicolare la proposta di valore al target sono:

  • LinkedIn (in assoluto!)
  • Sito web personale
  • Spazio blog per la creazione di contenuti
  • Referral attraverso Facebook

Nel corso di questo mio approfondimento sul mondo delle AV mi sono imbattuto in siti web e profili linkedin ben curati e aggiornati nella maggior parte dei casi. In fondo all’articolo ve ne riporto alcuni di rilievo.

5. Attività e risorse chiave

Le doti organizzative delle AV sono la chiave critica del loro successo: gestire diversi clienti, ognuno con proprie esigenze, tempistiche e modalità di lavoro non è affatto facile.

Una brava AV lavora incessantemente sull’efficienza del proprio lavoro e che gli permette di vendere meglio i propri servizi.

6. Partnership

Conoscendole ho scoperto che le AV fanno spesso rete, instaurano relazioni di partnership con le proprie colleghe, in molti casi sono complementari l’una con le altre (ad esempio una AV esperta in contabilità può avvalersi delle competenze di una AV esperta in traduzioni).

Questo "far rete" rappresenta un punto di forza della professione su cui si dovrebbe lavorare ancora, magari attraverso la costituzione di associazioni di categoria che stimolino il rafforzamento di reti di partnership.

Maela sintetizza bene questa necessità di far rete: “Collaboro e posso dire che è un aspetto molto bello della professione. Tra AV non solo collaboriamo, ma ci confrontiamo e ci aiutiamo anche consigli su problemi tecnici o pratici del nostro lavoro. Lavorando da remoto ci si può sentire un po’ isolati, per questo è fondamentale fare rete con le altre AV e non solo!

7. Struttura dei costi e flussi di ricavi

Dal punto di vista economico l’attività di AV è equiparabile a quella di un freelance senza costi fissi
Gran parte di loro lavorano da casa o in spazi di coworking, raramente svolgono trasferte presso il cliente.

I costi che sostengono sono in gran parte variabili (se si eccettuano le piccole attrezzature digitali necessarie ad esperire il proprio lavorto).

I ricavi possono provenire dal proprio onorario, solitamente venduto:

  • A pacchetti di ore prestabiliti (carnet)
  • Ad ore, previa rendicontazione
  • Secondo un contratto, nel caso di collaborazioni continuative

A queste sorgenti di ricavi possiamo aggiungere eventuali commissioni che le AV potrebbero ottenere grazie all’attività di intermediazione che svolgono fra il cliente, portatore di bisogni che loro non possono soddisfare, ed altri professionisti in grado di farlo.

La giornata tipo di un'Assistente Virtuale

Lavoro da casa. Ho un ufficio in casa e lavoro prevalentemente da lì. No non faccio trasferte presso i clienti, lavoro solo da remoto. Durante il giorno svolgo le varie attività per i clienti in base alle priorità; sono reperibile dalle 9 alle 18, ma mi organizzo in autonomia”, dice Maela.

Per Francesca, madre di una bimba di 2 anni, la giornata lavorativa è suddivisa in due parti: al mattino si concentra su tutte quelle attività che richiedono un contatto diretto con i propri clienti (call, chiamate, scambio di informazioni e coordinamento delle attività), nel pomeriggio il tempo viene dedicato alla pianificazione ed allo svolgimento di altre attività di backoffice (es. tenuta della contabilità) che non necessitano di un contatto con il cliente.

Il mio parere sulle AV

La professione dell’Assistente Virtuale rappresenta una innovazione fra le professioni impiegatizie.

Da una parte è la naturale evoluzione dell’impiegato costretto in ufficio 8 ore al giorno, un’evoluzione che consente loro di realizzarsi dentro e fuori il proprio lavoro.

Dall’altra è un’opportunità unica per le imprese che vogliono crescere in maniera snella, senza l’obbligo di sopportare onerosi costi fissi e sfruttare il dinamismo di queste professioniste che possono comprendere i rischi e le necessità del mettersi in proprio. Essendo loro stesse imprenditrici.

Vi invito a visitare i loro siti per farvi un’idea più precisa, ve ne segnalo alcuni:

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