Se mi chiedessero qual è l’aspetto che fa soffrire maggiormente un impiegato in ufficio non avrei alcun dubbio su cosa rispondere: la mancanza di creatività.

La creatività è ciò che completa il nostro aspetto razionale e che da benzina al nostro impegno sul lavoro, che ci fa uscire dalla pericolosa routine in cui rischiamo di entrare ogni volta che eseguiamo direttive impartite.

Creatività per lavorare meglio, anche in ufficio.

Con questo articolo voglio far parlare un’esperta in tema di organizzazione del lavoro, che si definisce “una studentessa di lungo corso in apprendimento continuo”.
Ho chiesto infatti a Debora Montoli di dire la sua sul rapporto fra creatività e produttività.

Debora aiuta le persone a lavorare meglio per sentirsi meglio.

Ha anche avviato un suo progetto in merito di cui ti parlo al termine dell’articolo.

Ecco il suo contributo.

La creatività come ingrediente segreto per lavorare meglio

Ciò che vorrei vedere con te è un nuovo approccio al lavoro. Un approccio più creativo da applicare anche in un’area notoriamente più seria come quella amministrativa.

Quando si parla di creatività si pensa subito a pubblicitari, artisti o grafici, ma cosa si intende per creatività?

Partiamo dal sito della Treccani che ci dice:

“Creatività: virtù creativa, capacità di creare con l’intelletto, con la fantasia.”

Annamaria Testa in uno dei suoi meravigliosi articoli riporta:

“La creatività è uno stile di pensiero che si esprime in processi mentali caratteristici. Procede essenzialmente per associazioni tra idee, concetti, fatti, e dà origine a idee e concetti nuovi, invenzioni, scoperte: insomma, a risultati tanto originali quanto efficaci.”

Creatività deriva dal verbo creare, di derivazione latina, che a sua volta riconduce alla radice sanscrita kar- = fare.

Tutto questo come può essere utile a lavoro?

Il processo di creatività, l’essere creativi, l’avere un pensiero creativo ci porta ad aprire la mente, a fare collegamenti che prima non c’erano, a introdurre nuovi elementi nella nostra vita.

È un’attività mentale umana che ci porta a Fare.

Fare in modo diverso, fare in modo più consapevole e coinvolgente. La mente si trova in prima linea, libera di esprimersi portando nuove soluzioni e aiutandoci ad affrontare le difficoltà da diversi punti di vista. Il pensiero creativo ci porta a fare e il fare ci toglie dai blocchi della vita dandoci uno scopo da perseguire e portandoci ad agire, a prendere decisioni, a sentirci vivi. 

La creatività aiuta a riconsiderare le giornate passate in ufficio con il fine di perseguire un miglioramento personale e professionale continuo.

Il problema principale, soprattutto quando le attività sembrano ripetitive, è la sensazione di essere fermi, di fare sempre le stesse cose, di smorzare ogni entusiasmo. Spesso si arriva a fine giornata sfiniti, magari con la sensazione di non aver concluso molto senza ricordarsi nemmeno quello che si è fatto.

Le condizioni tipiche di un ufficio non aiutano, orari sempre uguali insieme ad attività ripetitive. Ma la creatività, intesa come attitudine e allenamento, porta a vedere le cose in maniera diversa.

Se la creatività è così importante cosa posso fare per metterla in pratica tutti i giorni?

No, non voglio che adesso prendi i tuoi Excel e inizi a colorarli o a renderli più artistici.

Per lavorare in modo più creativo, soprattutto in ufficio, devi rivedere la gestione del tuo tempo dando una regolata a tutte quelle attività che mangiano letteralmente ore e minuti portando allo sfinimento la tua mente.

Cosa c’entra il tempo con la creatività?

Il pensiero creativo necessita di spazio e se la tua giornata è piena di urgenze, interruzioni, ripetizioni, non avrai tempo per migliorarti ed apprezzare tutto ciò che fai. 

Ti vedo già immerso in mille problemi, conti da chiudere, bilanci da completare e quant’altro e penserai che se rallenti rimarrai indietro con il tuo lavoro.

Penserai anche che nessuno si prende del tempo per sé, finendo così in quel luogo comune spesso usato negli ambienti di lavoro: “ma abbiamo sempre fatto così”, convinzione molto pericolosa perché ferma ogni tentativo di miglioramento. Ferma ogni tentativo di azione.

Come riuscire a rivedere il proprio tempo?

Semplice, partiamo da un libro del 1958.

“Ma scusa, Debora, hai detto un nuovo approccio e mi parli di un libro così vecchio?”

Il libro in questione è di Cyril Northcote Parkinson e si intitola Parkinson’s Law (La legge di Parkinson). È un libro a tratti surreale e di un’ironia molto pungente che porta ad amarlo o a odiarlo. Ha preso vita da un articolo pubblicato nel 1955 sul settimanale The Economist e affronta con un tono ironico i problemi delle organizzazioni.

Spiega un concetto molto importante che può aiutarti a rivedere la gestione del tuo tempo portandoti a migliorare il tuo pensiero creativo.

"Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo"

Se non organizzi il tuo tempo, le attività si espanderanno per occuparlo tutto esaurendo tutte le energie mentali. Se hai otto ore a disposizione per un compito, quel compito ti prenderà tutte le otto ore.

Più tempo si ha a disposizione e più si tende a sprecarlo. Ed è vero anche il contrario: quando il tempo a disposizione è poco, si tende a lavorare in modo più efficace come quando si è a ridosso di una scadenza e si finiscono in tempi inimmaginabili alcuni compiti che mai avresti pensato di riuscire a fare.

In altre parole, senza un’organizzazione della giornata lavorativa, le attività si espanderanno fino ad occupare ogni minuto. E il pericolo è che si tratti di attività non necessarie, di “disturbo”. Se invece ti concentri solo sull’obiettivo senza perderti in distrazioni avrai un maggior controllo del tuo tempo e riuscirai a sfruttare il tuo pensiero creativo.

Il pensiero creativo, il tuo migliore amico, può aiutarti a vedere le cose in maniera diversa, a porti le giuste domande e a essere più critico in quello che fai senza subire quello che succede. Ti mette nelle condizioni di riuscire a valutare ciò che vuoi ottenere con il giusto impegno richiesto.

Se un’attività ha la “libertà” di occupare più tempo del necessario vuol dire che si porta dietro delle complessità che non servono insieme a tensioni, distrazioni o stress.

Partendo invece solo dall’obiettivo si riesce ad assegnare la giusta quantità di tempo lasciando il normale livello di complessità senza ingigantirlo o “sporcarlo” con altri elementi. Ragionare in questo modo può sembrare molto complesso perché le stime che si fanno di solito sono errate, ma il pensiero creativo serve anche a perfezionare questa parte di organizzazione.

Prendi ad esempio la gestione delle email, se non regoli questa parte di attività diventerà ben presto il nemico numero uno del tuo tempo. Il mangia tempo per eccellenza. Se invece ti obblighi a riservare dei brevi blocchi di tempo da distribuire durante il giorno ecco che non finirai nel buco nero delle comunicazioni. 

Un’email ti porta ad altre dieci email che ti rimanderanno a degli allegati, gli allegati ti porteranno a dei link che ti metteranno in contatto con altre persone che ti faranno altre richieste…

Quando si ferma questo circolo vizioso? Quando qualsiasi cosa di più urgente busserà alla tua porta. Fermati un momento, procedendo in questo modo è normale che a fine giornata sarai esausto, altro che creativo.

Se non metti dei paletti, tutto il tempo a disposizione verrà occupato senza nemmeno che te ne accorgi, andrai avanti di “urgenza” in “urgenza” in modo passivo. E il tuo pensiero creativo svanirà perché semplicemente non ci sarà spazio.

E quindi?

Inverti la rotta e trasforma il circolo vizioso in circolo virtuoso. 

Ti serve più capacità critica per riuscire a focalizzarti sulle attività sapendo quanto tempo potrai dedicarci, in questo modo i blocchi di tempo non faranno espandere il lavoro evitando il rischio di aggiungere distrazioni e interferenze. Sarai più attivo nella scelta delle cose da fare e soprattutto avrai più spazio nella mente che sarà più “ordinata” e anche più creativa. Più avrai spazio più il pensiero creativo ti aiuterà a perfezionare la capacità critica innescando quello che conta: il circolo virtuoso.

Un circolo virtuoso, guidato dal pensiero creativo e quindi da una mente aperta, ti fa sentire più attivo nella gestione delle tue giornate senza continuamente subire ciò che succede, senza scegliere cosa e quando farlo in balia degli eventi. E tutto questo può succedere anche in un settore come il tuo.

Più ti senti attivo, più lavori meglio anche quando la vita ti presenterà i suoi imprevisti, ma a quel punto sarai allenato e pronto per far ripartire quanto prima il tuo circolo virtuoso.

Chi è Debora Montoli?

Debora Montoli ha da poco avviato la Scuola Digitale Online, un progetto nato per rendere le persone autonome nell’uso degli strumenti digitali grazie a tutorial e approfondimenti. Puoi trovare maggiori informazioni qui: https://www.scuoladigitale.online/

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