Capita di aver a che fare con file Excel a dir poco illeggibili.
In questo articolo ti spiego come riorganizzare dati incasinati su Excel.

Alcune volte il disordine è dovuto all’intervento reiterato di molte persone sullo stesso file, ognuna con una propria idea di estetica, con un proprio grado di conoscenza del programma e con una propria idea di “risultato”.
È il caso dei file che condividi in azienda e che a volte provocano conflitti e perdite di dati e tempo.

Altre volte invece è il risultato di un copia-incolla che è stato fatto da varie sorgenti dati. Ad esempio potremmo voler riunire dati provenienti da altri file Excel, da fonti web e da altri programmi, incollandoli intanto in un foglio. Senza preoccuparci di renderli omogenei e leggibili (come fanno le scimmie).

In questo articolo ti mostro, con un esempio, quanto è facile maneggiare i dati su Excel senza neanche toccare il mouse.

La finalità non è soltanto estetica come potresti pensare.

C’è un primo assunto che cerco sempre di spiegare nei corsi Excel che mi capita di tenere nelle aziende:

Excel identifica una Tabella dati come un range di celle delimitate da righe e colonne vuote

Non è banale come sembra.
Quando usi strumenti di filtro e ordinamento dati, tasti rapidi da tastiera o altre funzionalità del programma che lavorano su un insieme di dati che per te è “una tabella”, potrebbero non esserlo per Excel.

Guarda questi due esempi sottostanti, entrambi NON SONO tabelle uniche per Excel ma sono due distinti raggruppamenti di dati:

Excel non può desumere ciò che tu stai dando per scontato (“ma è tutta una tabella, è evidente”. No. Non per un software).

L’altro motivo per ci troviamo a dover rimettere mano ai dati è la mancanza di omogeneità e il formato dei dati.

Non ti è mai capitato di leggere una serie di numeri interi in colonne che dovrebbero tener dentro dei formati data? Oppure delle percentuali laddove ci aspettiamo numeri decimali?

Qui mi interessa farti vedere come procedere VELOCEMENTE per riorganizzare dati incasinati su Excel.

Usare la tastiera ti rende più veloce

Se vuoi aggiungere un boost di velocità su Excel devi iniziare a dimenticarti il mouse e lavorare con la tastiera il più possibile. Devi imparare i più importanti tasti rapidi.

Inizialmente non sarà semplice perché ti sembreranno troppi e complessi ma se avrai pazienza ed inizierai a familiarizzare con quelli più potenti vedrai la tua velocità aumentare di almeno 4 volte.

Devi sforzarti di farlo in situazioni lavorative ordinarie, mentre maneggi dati veri. Sostituendo pian piano con la tastiera, le azioni che normalmente compi con il mouse.

Esistono migliaia di tasti rapidi su Excel, ce n’è sicuramente almeno uno che svolge la stessa azione che in questo momento stai portando a termine con il mouse, credimi.

Ecco le scorciatoie da tastiera che ci interessano per rimettere a posto velocemente un file Excel incasinato:

  • CTRL + C | CTRL +V | CTRL +X
    Rispettivamente Copia, Incolla e Taglia. Possono essere utilizzati su celle singole o su range di celle selezionati
  • CTRL + frecce direzionali
    Tenendo premuto il tasto CTRL puoi spostarti velocemente in un file Excel a partire dalla cella selezionata nella direzione che preferisci
  • MAIUSC + frecce direzionali
    Tenendo premuto il tasto MAIUSC (SHIFT in inglese) puoi selezionare velocemente celle in un file Excel a partire dalla cella selezionata nella direzione che preferisci

  • CTRL + MAIUSC + frecce direzionali
    Si selezionano velocemente interi raggruppamenti di celle ottenendo in contemporanea gli effetti appena visti. In questo modo puoi selezionare tutte le celle che vanno dalla cella in cui sei posizionato, sino all’ultima cella non vuota nella direzione della freccia.
  • CTRL +A
    Seleziona l’intera Tabella dati omogenea, nel modo in cui abbiamo visto che Excel definisce “Tabella”
  • CTRL+BARRA SPAZIATRICE
    Seleziona l’intera colonna a prescindere dalla presenza o meno di dati

Ritengo queste scorciatoie le più importanti in assoluto quando dobbiamo riorganizzare dati incasinati su Excel.

Vediamole all’opera.

Come rendere integra e leggibile una tabella Excel

Metti che ti trovi davanti un foglio di lavoro messo così:

Come vedo esiste un “abbozzo di tabella” (quella sulla sinistra) e che dovremmo creare una tabella dati soltanto. Si vedono colonne e righe vuote che in questo momento impediscono ai dati di presentarsi omogeneamente, ci sono problemi di formato dati, di larghezza delle colonne ed anche di disomogeneità dei formati carattere.

Per rimettere un file messo così male dobbiamo procedere per gradi.

Se ti va, scarica il file di prova e seguimi passo per passo.

Compattare i dati

Per prima cosa sarà necessario eliminare quelle colonne vuote che impediscono alla tabella di essere integra e compatta nei dati.

Hai due possibilità:

  • Eliminare le colonne vuote
    • Seleziona una qualunque cella della prima colonna vuota [colonna E]
    • Premi CTRL+BarraSpaziatrice per selezionare tutta la colonna
    • Tieni premuto MAIUSC e premi due volte verso destra per selezionare simultaneamente la colonna E, F e G
    • Premi CTRL+’-‘ (meno) per eliminare queste colonne
    • Fai lo stesso con le colonne I e J
  • Tagliare le colonne staccate sulla destra e incollarle di fianco a quelle che compongono la tabella principale
    • Seleziona una qualunque cella della prima colonna con dati [colonna H]
    • Premi CTRL+BarraSpaziatrice per selezionare tutta la colonna
    • Premi CTRL+X per tagliare la colonna
    • Spostati con la tastiera sino a selezionare una cella della prima colonna vuota a destra della tabella principale [Colonna E]
    • Premi CTRL+V per incollare i dati della colonna tagliata
    • Fai lo stesso con l’altra colonna staccata sulla destra

Rimessi a posto i dati colonna, devi occuparti ora di unire le righe, per evitare la presenza dei vuoti.

Anche in questo caso puoi:

  • Eliminare le righe vuote
    • Seleziona la prima cella della prima riga vuota sotto alla tabella principale [Cella A20]
    • Premi CTRL+MAIUSC+FrecciaDestra per selezionare l’intera riga
    • Tieni premuto MAIUSC e premi tre volte il tasto freccia direzionale verso il basso in modo da selezionare simultaneamente le righe 20, 21, 22 e 23
    • Premi CTRL+’-‘ (meno) per eliminare queste righe
  • Tagliare le righe staccate in basso per poi incollarle subito sotto a quelle che compongono la tabella principale
    • Seleziona una qualunque cella non vuota posta subito sotto alle righe vuote (ad esempio la cella C24)
    • Premi CTRL+A per selezionare automaticamente tutto il blocco di celle piene
    • Premi CTRL+X per tagliare lo stesso blocco
    • Posizionati sulla prima cella della prima riga vuota subito sotto al blocco della tabella principale [cella A20]
    • Premi CTRL+V per incollare i dati

Rimettere i corretti formati dati

Ora hai una tabella integra che già potrebbe essere utilizzata dagli strumenti di analisi dati di Excel.
Ci sono però diversi dati che appaiono incongruenti, partiamo dalla colonna “Data di nascita”.

Per cambiare velocemente il formato della colonna C:

  • Posizionati su qualunque cella della colonna C
  • Premi CTRL+BarraSpaziatrice per selezionare l’intera colonna
  • Tieni premuto ALT ed in sequenza premi H poi F e di nuovo F per selezionare il menu a tendina del formato dati
  • Scorri il menu verso il basso con la freccia direzionale sino a giungere al formato data e premi invio

Rendere leggibile la tabella

Abbiamo fatto il grosso del lavoro. Poniamo ora attenzione sugli aspetti estetici che renderanno la tabella leggibile.

Uniformiamo font, grandezza e colore del carattere:

  • Posizionati su qualunque cella della tabella ora compatta
  • Premi CTRL+A per selezionare l’intera tabella
  • Tieni premuto ALT e premi in sequenza H, poi T e poi I per selezionare il menu del font, scorri con la freccia sino al font che hai scelto per l’intera tabella e premi Invio (anziché scorrere con la freccia puoi digitare direttamente il nome del font e poi premere invio)
  • Senza cambiare la selezione corrente tieni premuto ALT e premi in sequenza H, poi R e poi O per aprire il menu del colore del font, scorri con le frecce sino al colore scelto per l’intera tabella e premi Invio
  • Senza cambiare la selezione corrente tieni premuto ALT e premi in sequenza H, poi D e poi I per aprire il menu a tendina con la dimensione del carattere, scorri con le frecce sino alla grandezza scelta (o digita il numero con la tastiera) e premi Invio

Allarghiamo ora le colonne per renderle ampie abbastanza da contenere tutti i dati (senza doverle allargare a mano una per una).

  • Seleziona una qualunque cella della tabella e premi CTRL+A per selezionarla interamente
  • Tieni premuto ALT e poi premi in sequenza H, poi H, poi F e poi T (in alternativa, usa il mouse posizionando il cursore al margine destro di una delle intestazioni delle colonne selezionate facendo doppio clic)

 Rendiamo visibili le intestazioni:

  • Scorri con la tastiera sino a cella A1 (ricorda che puoi tener premuto CTRL e usare le frecce direzionali per scorrere velocemente)
  • Tieni premuto CTRL+MAIUSC+FrecciaDestra per selezionare tutta l’intestazione della tabella
  • Premi CTRL+G per mettere in grassetto l’intestazione

Troppo difficile?

Se non hai mai usato le scorciatoie da tastiera immagino che tutto quello che ti ho scritto possa sembrarti impossibile da apprendere.

Credimi, non è così difficile riorganizzare dati incasinati su Excel velocemente.

Esistono scorciatoie che utilizzerai raramente mentre altre, come quelle che ti ho elencato all’inizio dell’articolo, saranno il tuo pane quotidiano. Scorderai di avere un mouse e ti concentrerai sui dati e sulla loro analisi.

Io ci ho messo 45 secondi per rimettere il file dell’esempio? E tu?

Scarica il file di prova e dimmi quanto ci hai messo e quali sono state le tue difficoltà, SCRIVIMI!

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